Organisatie instapklaarfeesten stad Gent

Vraag Karlijn Deene

Een achttal jaren geleden voerden de stad Gent een systeem in waarbij straten die vernieuwd zijn, officieel worden ingehuldigd. Het was volgens de stad een manier om de heraangelegde straat aan de buurtbewoners voor te stellen.

Aanvankelijk was de dienst Coördinatie van het Departement Ruimtelijke Planning, Mobiliteit en Openbaar Domein verantwoordelijk voor de organisatie van deze instapklaarfeesten. In het jaarverslag 2008 van het Departement werd aangegeven dat dit systeem “voor politieke en publieke zichtbaarheid van de schepen van Openbare Werken zorgt”, maar dat de instapklaarfeesten “relatief kleinschalig maar organisatorisch zwaar” zijn.

Ook benadrukte het Departement dat het scenario ook steeds anders verloopt. Naargelang de soort heraanleg moet de dienst Coördinatie immers ook andere schepenen en stadsdiensten uitnodigen. Het Departement vraagt dan ook met regelmaat dat deze feesten “efficiënter en budgetbewuster” gebeuren omdat “ze zwaar doorwegen op hun budget”.

Volgens het jaarverslag van 2009 werd dat jaar een bestek uitgeschreven voor de voorbereiding, organisatie en coördinatie van evenementen voor het Departement.  Het bedrijf Conception werd volgens dat zelfde verslag geselecteerd om vanaf 2010 de instapklaarfeesten te organiseren.

  • Voor welke periode is de opdracht aan het bedrijf Conception gegund?
  • Welk bedrijf organiseert de zgn. instapklaarfeesten, via welke procedure en welke periode?
  • Hoeveel van de zgn. instapklaarfeesten zijn georganiseerd in 2007, 2008 en 2009?
  • Hoeveel VTE en welk budget werd er vanuit het departement besteed aan de organisatie van de zgn. instapklaarfeesten in 2007, 2008 en 2009?
  • Hoeveel van de zgn. instapklaarfeesten zijn georganiseerd in 2010, 2011 en 2012?
  • Hoeveel kostten de zgn. instapklaarfeesten in 2010, 2011 en 2012?

Antwoord Filip Watteeuw, schepen van Mobiliteit en Openbare Werken

1. Voor welke periode is de opdracht aan het bedrijf Conception gegund. Welk bedrijf organiseert nu de zgn. instapklaarfeesten, via welke procedure en tot welke periode?

Dienst Coördinatie heeft

  • een eerste opdracht uitgeschreven in 2009, nl. bestek voor het voorbereiden, organiseren en coördineren van evenementen voor het Departement Ruimtelijke Planning, Mobiliteit en Openbaar Domein en de Dienst Coördinatie in het bijzonder, opdracht op afroep; dit was via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking overeenkomstig artikel 17 , § 2 1°a) van de wet op de overheidsopdrachten van 24 december 1993 , uitvoeringstermijn: 1 december 2009 tot 31 december 2011. Deze opdracht werd door het College van Burgemeester en Schepenen op 3 december 2009 gegund aan het bedrijf Conception BVBA.
  • een tweede opdracht uitgeschreven eind 2011, nl. bestek voor het voorbereiden, organiseren en coördineren van evenementen voor het Departement Ruimtelijke Planning, Mobiliteit en Openbaar Domein en de Dienst Coördinatie in het bijzonder, opdracht op afroep; onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking overeenkomstig artikel 1 uitvoeringstermijn: tot 31 december 2012, met mogelijkheid tot verlenging door stad tot 31 december 2013. Deze opdracht werd door het College van Burgemeester en Schepenen op 1 december 2011 gegund aan het bedrijf Conception BVBA. Op 13 december 2012 heeft het College van Burgemeester en Schepenen beslist om deze opdracht nog voor 1 jaar te verlengen tot 31 december 2013.

2. Hoeveel van de zgn. instapklaarfeesten zijn georganiseerd in 2007, 2008 en 2009?

3. Hoeveel VTE en welk budget werd er vanuit het departement besteed aan de organisatie van de zgn. instapklaarfeesten in 2007, 2008 en 2009?

Zie bijgevoegde lijst met een overzicht van de instapklaarfeesten en het budget.

De VTE-telling werd niet bijgehouden en er kan dus geen exact antwoord gegeven worden.

Voor er een contract met een eventbureau afgesloten werd, moesten onderstaande taken allemaal zelf door stadspersoneel, hoofdzakelijk door de adjunct van de directie gecoördineerd en uitgevoerd worden.

Locatie en benodigdheden:

Locatiezoektocht, locatiebezoek, afspraken met locatieverantwoordelijke, wijkagent, aanvraag schenkvergunning, al dan niet tentenverhuur, contact met dienst Feestelijkheden voor diverse vergunningen, participatie van buurt bespreken met dienst Buurtwerk en Gebiedsgerichte Werking en iemand van buurtcomité.
Huur stoelen, tafels, geluidsversterking, animatie (springkasteel, band, grime, clown, hostessen, …), catering (offertes drank, hapjes of afspreken met lokale middenstand).

Voorbereiden van locatie; opbouw, tenten, spreekgestoelte, decoratie, koeling, elektriciteit (generator), afbraak en opkuis.

Inwandeling:

Parcours bepalen en timing, afzetten van openbare weg afspreken met politie en brandweer en voorzien van hostessen die de wandeling begeleiden.

Administratie en financiën:

Prijsoffertes opvragen, gunnen, collegebesluiten, vergunningen (sabam, schenken van alcohol op openbaar domein, inname openbare weg,…).

Uitnodiging:

Lay-out, foto, drukwerk, verspreiding naar buurt (verspreidingsgebied en bussen), verspreiding naar vips; agendasetting met vips voor datum.

Pers:

Uitnodigen, perstekst voorbereiden, opvangen van de pers ter plaatse, aanwezigheid op de dag zelf; van ‘s morgens tot ’s avonds.

Afbraak:

De dag zelf (van materiaal dat opgebouwd werd) en dag nadien (terug bezorgen van goederen, tenten, …)

4. Hoeveel van de zgn. instapklaarfeesten zijn georganiseerd in 2010, 2011 en 2012?

5. Hoeveel kostten de zgn. instapklaarfeesten in 2010, 2011 en 2012?

Zie bijgevoegde lijst met een overzicht van de instapklaarfeesten en het budget.

De VTE-telling werd niet bijgehouden en er kan dus geen exact antwoord gegeven worden.

Dankzij het contract met het eventbureau kan er serieus bespaard worden op de VTE inspanning van het stadspersoneel (van dienst coördinatie, van dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen van het departement FM, van dienst protocol, van dienst feestelijkheden, …:

De volledige voorbereiding en coördinatie vooraf en ter plaatse wordt opgenomen door het eventbureau, gaande van alle voorbereidingen (posten locatie, catering, materiaal, vergunningen, bedelen van uitnodigingen aan de buurt) tot organisatie en coördinatie van het event (opbouw- en afbraak, regie tijdens event).

De inspanningen van het stadspersoneel beperken zich tot:

  • grondige briefing van het eventbureau, het goedkeuren van het draaiboek en het bekijken van de voorgestelde offerte van het event;
  • administratieve en financiële afhandeling: enkel éénmalige opmaak van bestek, bijbehorende gunning en collegebesluit, goedkeuren offerte van eventbureau en betekening per event (geen afzonderlijke offertezoektocht, gunning, collegebesluit meer nodig);
  • layout en drukwerk van uitnodigingen (wegens goedkoop in stadsdrukkerij), verzenden van de uitnodigingen naar de vips en pers;
  • enkel aanwezigheid tijdens de duur van het event zelf;
  • evaluatie achteraf met het eventbureau.

Hieruit kan afgeleid worden dat de VTE-inspanning serieus gereduceerd is voor de instapklaarfeesten die georganiseerd werden door het eventbureau voor de periode 2010 -2012. De vrijgekomen tijd kan gaan naar andere projecten.

Jaar

datum

straat instapklaar-feest

gemeente

organisatie

aandeel stad Gent op basis van college-besluit

Samen-werking met externen

vraag 2. 3A

 

 

 

 

 

2007

15/02/2007

Apostelhuizen - Kapucijnenham - Kozijntjesstraat

Gent

Stad Gent

7.072,00

 

 

19/02/2007

Engelbert Van Aerenbergstraat

Gent

Stad Gent

4.674,30

 

 

4/05/2007

Kastanjestraat

Gent

Stad Gent

5.177,09

 

 

15/06/2007

Fontein Vlaanderenstraat

Gent

Stad Gent

2.670,34

 

 

29/09/2007

Opening publiek sanitair Voorhavenlaan voor pers en buurt

Gent

Stad Gent

100,00

in samenwerking met dienst protocol voor catering en bediening

 

 

 

 

 

 

 

2008

24/01/2008

Opening Parking Ramen en de omliggende wegenis

Gent

Stad Gent

5.000,00

in samenwerking met Mobiliteitsbedrijf

 

18/02/2008

Opening drie bruggen Nederschelde: off opening + buurt

Gent

Wen Z

6.736,67

in samenwerking met WenZ, stad Gent betaalde maar deel van de kosten

 

16/05/2008

Dendermondsesteenweg

Gent

Stad Gent

2.242,00

 

 

3/07/2008

Invaartocht Keizerpark + kaaiverlaging Baudelo, ism W&Z

Gent

WenZ

1.915,00

in samenwerking met WenZ, stad Gent betaalde maar deel van de kosten

 

13/09/2008

Weldadigheidsstraat - Veldwijkstraat

Gent

Stad Gent

2.276,00

 

 

9/10/2008

Clementinalaan

Gent

De Lijn

1.722,00

in samenwerking met de Lijn,  stad Gent betaalde maar deel van de kosten

 

6/11/2008

Wielewaal- en Goudvinkstraat

Gent

Stad Gent

2.490,42

 

 

 

 

 

 

 

 

2009

31/01/2009

Scheldeoord

Ledeberg

Stad Gent

1.439,20

in samenwerking met Buurtwerk, dienst coördinatie betaalde maar deel van de nieuwjaarsreceptie

 

28/03/2009

Elfnovemberstraat en André de Bruynestraat

Mariakerke

OLV Visitatie Basisschool

22,00

in samenwerking met school OLV Visitatie, dienst coördinatie betaalde enkel drukwerk

 

20/04/2009

Cluster Onderbergen

Gent

Stad Gent

1.011,80

in  samenwerking met het OCMW

 

26/09/2009

Baliestraat

Gent

Bewonersgroep Baliepleintje

1.176,20

in samenwerking met het buurtcomité, stad betaalde 1 drankje, tent en drukwerk

 

         

45.725,02

vraag 4 en 5A

 

 

 

 

 

2010

1/06/2010

Isegrimstraat - Malpertuusplein - Woonproject Malpertuus

Mariakerke

Conception

2.779,96

in samenwerking met de Groendienst voor het openbaar groen, de soc. Huisvestingsmaatschappij voor sociale woningen

 

4/06/2010

Schouwburgstraat - Kouter

Gent

Conception

5.433,21

 

 

19/06/2010

Korenmarkt Feest

Gent

Stad Gent

11.352,88

niet uitgevoerd door Conception, communicatie via Kobra project, betaling wel door dienst coördinatie

 

21/10/2010

Antoine Van Hoorebekehof

Gent

Conception

2.562,66

 

 

16/11/2010

Inhuldiging verlichting groot gerechtshof (pers+buurt)

Gent

stad Gent

300,00

in samenwerking met dienst protocol voor receptie en metde Regie der Gebouwen

 

18/11/2010

Sas- en Bassijnwijk (jan Rijmstraat - Zakstraat - Irma Lozinstraat - Marie Schellinckstraat

Gentbrugge

Conception

4.835,13

in samenwerking met Groendienst voor het openbaar groen

 

17/12/2010

Collectorwerken Vogelhoek

Gentbrugge

Conception

4.995,49

 

 

 

 

 

 

 

 

2011

5/03/2011

Centrumstraten ikv KoBra

Gent

Conception

9.147,25

 

 

20/05/2011

Kriekerijstraat - Sint-Baafskouterstraat - Jos Verdegemstraat - Oscar Colbrandtstraat

Sint Amandsberg

Conception

4.983,52

 

 

25/06/2011

Voorhavenpark en omgeving

Gent

Conception

4.558,20

in samenwerking met Groendienst voor het openbaar groen

 

11/09/2011

Trekweg

Mariakerke

Conception

4.181,71

 

 

24/09/2011

Jan Palfijnstraat - Kalvermarkt - Gildestraat - Zilverenberg

Gent

Conception

4.979,82

 

 

 

 

 

 

 

 

2012

7/05/2012

Werkstraat - Fluweelstraat

Mariakerke

Conception

4.270,26

 

 

16/05/2012

E.Pynaertkaai - Scheldekaai - Marie Popelinkaai - Bisschopstraat

Ledeberg

Conception

4.105,92

Afzonderlijke opdracht buiten bestek

 

13/06/2012

Wielewaalpark - Lijsterstraat - Siervogelstraat - Goudvinkstraat

Gent

Conception

3.946,09

 

 

6/09/2012

Beelbroekstraat

Sint-Amandsberg

Conception

3.861,72

 

             
             

 

         

76.293,82

 

 

 

 

 

 

 

Datum tussenkomst: 

woensdag, 3 april, 2013

Type: 

Schriftelijke vraag

Tags: