Criteria dienstreizen

Vraag Karlijn Deene

Regelmatig ondernemen personeelsleden van de stad Gent of leden van het college dienstreizen.

Graag had ik dit verband volgende informatie opgevraagd:

  • Welke criteria worden gebruikt om af te wegen of een dienstreis relevant is voor het stedelijk beleid?
  • Welke criteria worden gebruikt om te bepalen hoe groot de stedelijke delegatie is?
  • Welke criteria worden gebruikt om te bepalen welk (maximum)budget wordt uitgetrokken?
  • Gelden de criteria stadsbreed of hanteert elk departement/elke dienst eigen criteria?

Antwoord schepen De Regge

Op basis van art. 200 Rechtspositieregeling (ingangsdatum 1 januari 2009) werd de stadssecretaris, als hoofd van het personeel, bevoegd voor de goedkeuring van (meerdaagse) dienstreizen van personeelsleden (voordien was het college van burgemeester en schepenen bevoegd).

Bij secretarisbesluit dd. 30 oktober 2009 werd de bevoegdheid voor de ééndaagse dienstreizen gedelegeerd naar de departementshoofden (cfr. toepassing van de artikelen 86 en 92 Gemeentedecreet).

De procedure en concrete toepassingsmodaliteiten werden recentelijk aangepast en uitgewerkt in circulaire V 141 ‘Dienstreizen maken’ van 19 december 2013.

  • De procedure verloopt als volgt dat vooraf aan de goedkeuring door de stadssecretaris, het akkoord bekomen wordt van het diensthoofd en departementshoofd - die in het kader van de werkorganisatie best zicht heeft op de noodzaak van een dienstreis - én ook de functioneel bevoegde schepen(en)/burgemeester. In de procedure is voorzien dat de motivering en de noodzaak van de dienstreis wordt gemotiveerd. (Doel en programma/ Rechtstreeks belang voor de stad Gent/ Rol deelnemer(s). Vaak is dit in het kader van beurzen of het geven van een presentatie.
  • Bij elke dienstreis wordt het aantal personen kritisch bekeken. Uit de rapportering van de dienstreizen blijkt dat het gemiddeld aantal deelnemers per (meerdaagse) dienstreis in 2013 1,66 personeelsleden bedroeg.
  • Het budget van de dienstreis is specifiek aan de dienstreis gebonden (bijv. ifv bestemming). Dit wordt steeds per dienstreis afzonderlijk beoordeeld. Voor elke dienstreis wordt een getailleerde raming opgemaakt. (Reiskosten: (= transport) / Hotelkosten: (= overnachting en ontbijt) / Verblijfkosten: (=andere  uitgaven ter plaatse) / Inschrijvingskosten)
    De dienst Toerisme treedt hier op om de goedkoopste tarieven te verzekeren voor reiskosten en verblijfkosten. Vaak zijn dienstreizen gesubsidieerd. De meeste meerdaagse dienstreizen betreffen de deelname aan internationale partnerschappen (CIVITAS, Eurocities, Interreg…), prospecties evenementen, deelname aan beurzen, deelname aan internationale congressen en begeleiding van het bruikleentransport van kunstwerken uit de Gentse musea.
  • De motivering, het aantal personen en de raming worden door de diensten van de stadssecretaris kritisch bekeken en verzekert zo een stadsbrede aanpak.
  • Na elke dienstreis wordt een verslag opgemaakt waarbij het belang/nut van de dienstreis wordt geëvalueerd.

Bijkomend wil ik nog meegeven dat deelname aan een dienstreis door leden van het college, door de individuele schepen al dan niet nuttig wordt geacht. Deze reizen worden geagendeerd op het college van Burgemeester en Schepenen.

Datum tussenkomst: 

donderdag, 17 april, 2014

Type: 

Schriftelijke vraag

Tags: